ישיבות לא אפקטיביות הן אחת התלונות הנפוצות ביותר של עובדים. מחקרים מראים שעובדים מבלים בממוצע 31 שעות בחודש בישיבות, ורובם מרגישים שרבות מהן מיותרות.
עקרונות לישיבה אפקטיבית:
לפני הישיבה: שאלו: "האם באמת צריך ישיבה?" — אולי אימייל או מסמך משותף מספיק. הגדירו מטרה ברורה — "בסוף הישיבה נחליט על X". הכינו סדר יום — שלחו אותו מראש לכל המשתתפים. הזמינו רק את הרלוונטיים — פחות אנשים = יותר יעילות.
במהלך הישיבה: התחילו בזמן — אל תחכו למאחרים. זה מלמד שהזמן חשוב. שמרו על מיקוד — אם השיחה סוטה, החזירו אותה. הגבילו זמן — ישיבות קצרות יותר יעילות יותר. 30 דקות במקום שעה. הקשיבו — אל תבדקו טלפון. היו נוכחים. רשמו החלטות — מי עושה מה ועד מתי.
אחרי הישיבה: שלחו סיכום — החלטות, משימות, ואחראים. עקבו — ודאו שמשימות מתבצעות.
כמשתתף — איך להתבלט: הגיעו מוכנים — קראו את החומר מראש. תרמו ערך — הביאו רעיונות, שאלות חכמות, או נתונים. היו ממוקדים — דברו לעניין, בקצרה. הציעו פעולה — "אני מוכן לקחת את המשימה הזו."
אם אתם מרגישים שיש יותר מדי ישיבות: דברו עם המנהל. הציעו חלופות — עדכון כתוב, Stand-up של 15 דקות, או ישיבות דו-שבועיות במקום שבועיות.